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Gérer son temps au quotidien

Gérer son temps

S’organiser chaque jour pour gérer plus efficacement son temps n’est pas toujours une chose facile. Il existe de nombreux systèmes pour vous aider à y parvenir et probablement avez-vous déjà le votre: agenda, liste, Outlook, Gmail, etc.

Aujourd’hui je vous propose un outil simple que j’ai mis au point au fil des années pour planifier mon activité journalière. Il s’agit d’un tableau, créé sous Excel, que vous pouvez télécharger pour votre propre usage.


Avant toute chose rappelez-vous que s’améliorer consiste à changer des habitudes. Cela n’est pas facile et une bonne routine doit être mise en place pour y parvenir avec succès. C’est la répétition régulière et systématique de nouvelles actions qui se transforme, après quelques semaines en général, en une nouvelle et bonne habitude. Remplir un formulaire ou un tableau préparé à cet effet fait parti des outils qui peuvent vous aider à atteindre ce but.

Le tableau que je vous propose est comme un questionnaire auquel vous devez répondre chaque jour afin de le compléter. Il vous oblige à réfléchir aux activités que vous allez réaliser, que ce soit par obligation ou par choix, et à leur donner un ordre de priorité. De plus il permet un suivi des activités non programmées et imprévues comme les coups de téléphones qui vous tombent dessus en cours de journée ou tout simplement les bonnes idées qui vous viennent à l’esprit et qu’il ne faut surtout pas oublier.

Ma routine est la suivante. De préférence la veille, sinon dès la première heure le matin, je reporte sur le tableau les grandes activités prévues, à partir des informations déjà planifiées pour ce jour dans mon agenda (Outlook). Cela me donne une idée des périodes de temps qui restent libres pour d’autres activités. Je fais cela sur une copie imprimée du tableau que je remplis au crayon à papier afin de pouvoir gommer et modifier facilement.

Ensuite je prends ma liste de tâches à réaliser (Outlook ou liste particulière) et je décide de celles que je vais faire dans la journée. Cela m’oblige à réfléchir aux premiers choix: aujourd’hui ou plus tard? Faire moi-même ou déléguer? Eventuellement éliminer la tâche si elle ne présente plus d’intérêt.

Enfin j’évalue l’ordre de priorité et le temps nécessaire à la réalisation. En premier les tâches qui arrivent à échéance ce jour et en dernier celles qui peuvent éventuellement être reportées. Estimer la durée d’une tâche est à mon avis la plus grande difficulté dans la planification. Si vous allouez trop de temps vous risquez de travailler plus lentement et donc de perdre en efficacité tandis que si vous n’en allouez pas suffisamment vous allez mettre en péril votre propre planification!

À ce propos un conseil important: n’oubliez pas de « prévoir les imprévus » en vous réservant du temps libre en cours de journée. Vous pourrez l’utiliser pour les imprévus, pour les retards, pour vous reposer un peu ou pour vous mettre en avance pour le lendemain. N’ayez pas de crainte, ça ne sera jamais du temps de perdu.

Je précise que je considère comme une tâche une activité précise qui demande au moins 15 mn de travail (écrire une note par exemple) et je regroupe les activités les plus courtes: passer des coups de fil, répondre à des courriers en général, sous une tâche globale « Divers » ou « Courrier », et j’alloue bien sûr une période de temps pour la réaliser.

Ce tableau est celui que j’utilise dans la pratique pour gérer le plus efficacement possible mon temps. Je vous le livre non comme un modèle du genre mais tout simplement comme un exemple que vous pouvez adapter à vos propres nécessités si vous le souhaitez. Ce qui importe c’est la routine journalière qui vous permet de décider comment vous allez occuper votre journée afin de réaliser toutes les tâches nécessaires pour atteindre vos objectifs.

Vous pouvez télécharger plusieurs versions du tableau dans la rubrique « Outils pratiques » du menu de ce blog.