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Une méthode pour gérer ses emails et donc son temps

Une méthode pour gérer ses emails

Combien de temps passez-vous chaque jour à consulter vos emails?
Ce temps est-il vraiment bien investi? Souhaitez-vous mieux gérer le traitement de vos emails pour une meilleure gestion de votre temps?
Voici une méthode pratique qui va vous faire gagner des minutes chaque jour et des heures chaque année.

Cela fait plusieurs jours que vous n’avez pas eu le temps d’y jeter un oeil et la boîte de réception déborde. Il faut pourtant vous en sortir.
A l’heure de gérer ses emails le mot-clé est trier. Trier l’utile de l’inutile, trier les emails qui nécessitent une action de ceux qui sont purement informatifs.
J’ai résumé cette série de filtres et d’actions à mener dans un diagramme à télécharger dans la section « Outils pratiques ». Je vous explique les différentes étapes de cette méthode.

Premier filtre: utile ou pas?


Bien gérer son temps commence par l’élimination des sources de perte de temps.
Vous devez considérer chaque email un par un et décider s’il vous est utile ou pas.
Tout ce qui est inutile doit aller à la poubelle, sans hésitation.

Soit le titre lui-même vous permet de prendre cette décision, soit vous devez ouvrir l’email pour juger de son intérêt.
De nombreux systèmes de courrier permettent de réaliser ce type de tri par l’attribution automatique d’un libellé prédéfini pour les emails en provenance d’une adresse connue. Ceci permet une reconnaissance immédiate de l’origine et donc de l’intérêt de l’email reçu.

Avant d’envoyer un email à la poubelle considérez la possibilité de vous désabonner s’il s’agit d’une newsletter dont le contenu ne vous intéresse plus, par exemple.

Deuxième filtre: action ou information?

En ce qui concerne les emails du type informatif, leur traitement dépend directement de l’intérêt de cette information.
S’il s’agit d’une information ponctuelle, après l’avoir lue, vous pouvez très bien éliminer l’email. Vous êtes au courant … c’était le but du message, c’est fait, on n’en parle plus!
Il peut parfois vous sembler intéressant de conserver une trace de l’information reçue. Vous pouvez alors placer l’email dans un dossier particulier dans lequel vous pourrez le consulter facilement en cas de nécessité.

Si l’information est intéressante, bien que non justificative d’un dossier particulier, et que vous pensez qu’elle peut vous être utile « plus tard » alors déplacez l’email dans le dossier « A suivre ».
Ce dernier choix est cependant la porte ouverte à l’amoncellement d’emails sans intérêt réel ou limité dans le temps. Il faut donc consulter régulièrement ce dossier (1 fois par semaine) et réaliser un nouveau tri: je conserve ou pas?.

Troisième filtre: agir tout de suite ou planifier?

L’email qui a passé les filtres précédents nécessite une action mais est-ce bien le moment, en plein tri de votre courrier, pour y répondre?

Si l’opération à réaliser est brève, moins de 5 mn, faites-la tout de suite et vous en serez débarrassé. Répondez immédiatement à tous les emails qui ne demandent pas de réflexion particulière ou de recherche d’information ou de rédaction compliquée. C’est un autre grand principe de la gestion du temps: débarrassez-vous de ce qui peut être traité rapidement.

Pour les emails qui demandent des actions nécessitant plus de temps, ce sont les délais de réalisation qui vous dictent la conduite à tenir.
Si le délai est court, dans la journée jusqu’à quelques semaines, vous devez noter cette tâche sur une note (post-it physique ou électronique) ou dans votre agenda à une date précise. Là encore il existe des programmes qui permettent cela facilement.
Si l’email concerne des tâches à réaliser qui sont plus éloignées dans le temps, vous pouvez le noter dans la liste des tâches à faire ou dans vos plans d’actions et/ou placer cet email dans le dossier du projet concerné.

Un cas particulier: vous pouvez décider de déléguer l’action à réaliser en faisant suivre l’email à un collaborateur. Dans ce cas placez une copie de l’email dans le dossier A suivre, pour ne pas oublier cette affaire et contrôler son exécution.

Derniers conseils pour mieux gérer ses emails.

Et n’oubliez pas, gérer son temps est une affaire de bon sens et de routine à s’imposer peu à peu. Vous avez tout à y gagner.

Si vous connaissez des systèmes ou des programmes qui permettent de gérer ses emails facilement, faites-en part à tous en laissant un commentaire. Merci d’avance.

Personnellement avec Outlook 2007 j’utilise SimplyFile de www.techhit.com. Le prix est raisonnable (39,95 $) et c’est très efficace à l’heure de trier les emails et de planifier les tâches. Mais c’est en anglais…